L’outil Obtenir mes infos simplifie la demande d’accès à vos renseignements personnels. Il vous permet de générer rapidement une lettre à partir d’une base de données de plusieurs entreprises, de coordonnées de personnes responsables de la protection de la vie privée au sein de celles-ci et de lettres-types rédigées par des experts en protection de la vie privée.

Il est de votre responsabilité d’envoyer la lettre générée à l’organisation visée par votre demande et d’entrer en contact avec elle tout au long du processus de demande.

Des étapes additionnelles pourraient être nécessaires

Les organisations auxquelles vous faites une demande d’accès ne vous donneront peut-être pas une réponse satisfaisante dans les délais requis. Elles pourraient vous contacter pour confirmer votre identité, demander plus d’information sur votre requête, discuter de la possibilité de vous imposer des frais ou chercher à vous dissuader de faire une demande. Elles pourraient aussi ne pas vous répondre, ou demander une prolongation du délai de réponse.

Obtenir mes infos offre des ressources pour vous aider à faire face à de telles situations. Vous pouvez choisir de recevoir un courriel trente jours après avoir créé votre lettre de demande. Ce courriel vous conseillera sur les démarches que vous pourriez entreprendre. Toutefois, il est de votre responsabilité de faire valoir vos droits et d’entrer en contact avec l’organisation.

Que devrais-je faire si…

…on me demande de l’argent?

Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques énonce que les entreprises devraient vous donner accès à vos renseignements personnels gratuitement ou à un coût minime. Cela peut laisser place à interprétation et nous avons découvert que des entreprises essaient d’imposer des frais couvrant les coûts engendrés par la demande. Par exemple, une entreprise pourrait affirmer : « Il nous faudra X heures à un taux horaire de Y $ pour retrouver vos dossiers. »

Si quelque chose de semblable vous arrive, vous pourriez prendre en note les frais qui vous ont été demandés et les faire connaître à notre équipe de recherche. Si vous ne souhaitez pas payer ces frais, vous pouvez répondre à l’organisation en citant la loi. Par exemple, vous pourriez écrire :

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques énonce qu’une organisation ne peut exiger que « des droits minimes » pour la communication de mes renseignements personnels. J’estime que les frais que vous me demandez ne respectent pas l’esprit de la loi. Considérant que votre organisation devrait, selon la loi, avoir mis en place « des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite », j’estime que votre procédure m’impose un fardeau excessif.

Si vous ne souhaitez pas négocier le montant des frais, une autre stratégie peut être de demander à l’organisation un échantillon de vos données, plutôt qu’une archive complète. Une telle requête vous permettra quand même de mieux comprendre le portrait des données qu’une organisation détient sur vous, même si cela n’est que partiel. Par exemple, une organisation pourrait vous donner accès à toutes les données qu’elles a recueillies sur vous pendant une période d’un mois.

Considérant les frais que votre organisation demande pour répondre à ma requête, j’aimerais modifier ma demande initiale pour obtenir les données générées à mon sujet durant une période d’un mois. Je demande que cet échantillon me soit fourni gratuitement.

… je ne reçois pas de réponse?

Si vous n’avez pas reçu de réponse de l’organisation dans le délai légal de 30 jours, vous pouvez lui envoyer un rappel par courriel ou par la poste, en y joignant une copie de votre demande initiale. Ce rappel devrait être courtois, mais ferme, et devrait laisser savoir à l’organisation que vous connaissez vos droits et que vous vous attendez à ce qu’elle remplisse ses obligations en vous fournissant une réponse complète.

Je vous écris à propos de ma demande d’accès à mes renseignements personnels datée du ________. Je n’ai toujours pas reçu de réponse. Je vous rappelle que vous avez l’obligation légale de répondre à cette demande dans les trente jours, ou de m’informer de votre besoin d’une prorogation de délai. La loi me donne aussi le droit de porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada si je ne reçois pas de réponse dans les délais requis.

Veuillez me donner une réponse dans les 30 prochains jours.
Merci de votre collaboration,

SIGNATURE

… je suis insatisfait de la réponse reçue?

Si vous recevez une réponse incomplète ou insatisfaisante (par exemple, on vous demande des frais élevés ou on utilise un ton belliqueux), vous souhaiterez peut-être écrire à l’organisation pour lui faire connaître votre point de vue. Vous pouvez également porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Cette plainte devrait inclure les éléments suivants :

• votre nom;
• l’organisation visée par votre demande d’accès;
• un historique de vos échanges avec cette organisation, incluant la date de la demande initiale, toute autre communication et, au besoin, les notes afférentes;
• tout autre commentaire général.

… les données contiennent des erreurs?

Vous avez le droit de vous assurer que vos renseignements personnels sont à jour et exacts. Si vous trouvez des renseignements inexacts dans la réponse que vous recevez, vous pouvez contacter l’organisation pour lui demander de corriger les erreurs. Si vous faites cette démarche, votre lettre ou votre courriel devrait :

• inclure votre nom et vos coordonnées;
• être adressé à la personne responsable de la protection de la vie privée dans l’organisation;
• préciser clairement les renseignements que vous voulez corriger, sous forme de liste. Chaque élément de la liste devrait indiquer le type de renseignement dont il s’agit, le renseignement inexact et la correction demandée. Par exemple :
  • Numéro de téléphone : Inexact : 555 123-1234; Exact : 555 234-2345

Après votre demande

Après avoir reçu votre réponse, ou après avoir terminé vos démarches, nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires au sujet de l’outil Obtenir vos infos et au sujet de votre expérience avec l’organisation à laquelle vous avez présenté une demande. Votre apport nous permettra d’améliorer OMI, en plus d’aider les chercheurs à analyser les tendances dans les réponses des organisations.